Пишем деловые письма правильно
Одна из сторон жизни предпринимателя — постоянная деловая переписка с партнерами, инвесторами и клиентами. Для некоторых людей этот процесс представляет собой поистине титанический труд, приступать к которому они не торопятся и всячески оттягивают момент начала работы. Но удивит ли вас, если мы заявим, что процесс написания делового письма может существенно облегчиться и ускориться, если вы поймете, как правильно составлять такие тексты и немного потренируетесь для этого. Итак, вот несколько советов по составлению текста и приданию ему привлекательного читаемого вида.
1. Формальности
Первое, на что обращает внимание респондент при открытии письма, — внешний вид и оформление самого документа. Согласитесь, вы сами не станете читать листок с длинным сплошным текстом, поэтому не стоит предлагать это и читателю.
Деловое письмо должно:
- Иметь привлекательный внешний вид, чтобы к нему отнеслись благосклонно и со всей серьезностью (не путайте привлекательность с аляповатостью и игривостью).
- Быть напечатано на фирменном бланке компании или иметь хотя бы логотип предприятия в верхней части страницы.
- Включать в себя необходимую информацию: число, месяц, год и время написания, подпись, контактные данные. Все это прописывается в столбик друг под другом и помещается вверху страницы с выравниванием по левому краю.
- Содержать анонс письма. Нелишним будет проговорить с самого начала, о чем именно пойдет речь вашем послании. Достаточно одной короткой фразы или перечня ключевых слов через запятую.
- Начинаться с приветствие. Краткое приветствие — простой и легкий способ не только начать излагать суть вопроса, но и продемонстрировать уважение к адресату. Откажитесь от слов «привет» и «дорогой». Лучше начала чем «Уважаемый (ая) Иван Иванович» пока еще никто не придумал.
- Заканчиваться подписью с полным именем и должностью отправителя.
2. Собственно текст письма
После соблюдения всех формальностей пришло время выдать главную информацию. Помните, что это деловой документ, а значит, многословность и разговорный стиль общения неприемлемы. Помните, что время — деньги, чем меньше времени потратит ваш адресат на прочтение, тем благосклоннее он отнесется к посланию и быстрее напишет ответ.
Тело письма должно быть коротким и понятным. В конце — обязательные выводы с формулированием четких идей или вопросов. Будьте кратки, точны, выразительны, безэмоциональны. Если вдруг причина написания письма — извинения, то постарайтесь, чтобы они не были формальными и само письмо не выглядело как отписка.
Никогда не пользуйтесь шаблонами для составления писем. Письмо должно отражать вашу личность, быть персональным, адресованным конкретному человеку. Послание с использованием заготовленных фраз отправится в мусорное ведро до того, как будет прочитано.
Следите за тоном изложения. Письмо держит в руках конкретный человек, который не является вашим другом, но при этом ему не хотелось бы быть и совершенно посторонним. Если у вас есть к нему дело, значит, у вас есть нечто общее, а это уже некоторая сопричастность. Проявите участие и заинтересованность, но без фамильярности. Письмо должно быть одновременно деловым и дружелюбным. Без крайностей в ту или иную сторону.
Пересмотрите послание на предмет выражения личного отношения к получателю. Проследите, чтобы в нем не читалось вашего раздражения, личного мнения об умственных и деловых способностях адресата, гнева, отвращения или презрения. Стиль, стиль и еще раз стиль! И никогда не пишите письма в минуту эмоционального напряжения. Дайте себе отдохнуть, успокоиться, абстрагироваться и только потом принимайтесь за работу. Иначе все ваши эмоции невольно отразятся в письме, и совсем не обязательно, что собеседник в момент прочтения будет испытывать то же самое.
Сделайте в конце заключение, где в двух-трех достаточно коротких фразах будут подведены итоги (пожелания, вопросы) вашего послания. Если обсуждается какая-то проблема, то предложите свой вариант ее решения. После прочтения у читателя не должно остаться никаких вопросов по содержанию, но должно быть сформировано четкое понимание сути содержания и личное мнение относительно ключевого вопроса.
3. Вычитка
Потратьте время на вычитку письма. Вы удивитесь, как много в последнее время отправляется писем с ошибками и опечатками. И, наконец, прочитайте свое письмо вслух. Это поможет понять, верно ли вы выбрали тон послания, нет ли где логических нестыковок или несогласованности предложений. Помните, что потерять репутацию гораздо легче, чем ее создать, поэтому никогда не отправляйте невычитанных и неотредактированных писем.
